新型コロナウイルス禍で、初めてオンライン会議を経験された人も多いのではないでしょうか。リモートワークが始まり、普段会社で行われているミーティングに自宅から参加することもあったと思います。ここでは、もし自身がオンライン会議を主催する立場になったら、何に気をつければよいのかを書いてみます。

・オンライン会議を主催するホストの場合

オンライン会議は、誰かがホスト（主催者）となって参加者を招待する形で行われます。会社であれば参加者の予定を確認し、会議室を予約することと同じことを、オンライン会議ツールを利用して行います。

会社にChatwork、Slack、Microsoft Teamsといったグループワークツールが導入されていれば予定調整も簡単で、それらのツールでオンライン会議を行うこともできます。そのようなツールがないと、メールや電話での連絡になるので大変ですね。

オンライン会議ツールを利用して主催する時にも最初の連絡が面倒ですが、参加者の予定を聞き取り日時が確定すれば、いつでもインターネット上で会議を設定し、メールだけで通知はできます。

但しここで注意しなければならないのは、Skype、Zoom、Google Meetなどのツールで会議を主催しホストになるには、あらかじめアカウントの登録が必要だということです。ゲストとして会議に参加するだけならば招待を受けるだけですが、機能を吟味して有料・無料のアカウントにするのかなどの判断が必要になってきます。

ツールによっては、無料アカウントだと一度の会議で時間制限があるものもあるので、事前にしっかりと確認しておきましょう。

・ゲストの発言を促し、会話を振ってみましょう

オンライン会議が始まったものの、参加者が慣れていない場合、最初はなかなか発言が出てきません。そこで、（準備編）に書いているように、まずはオンラインでつながったら参加者の映像確認とマイクチェックの意味も合わせ、各自に声をかけてみましょう。

オンライン会議では、普通に集まって行う会議よりも、参加者の発言を促すことが大事になってきます。場の雰囲気や参加者の仕草で会議がうまく進んでいるのかどうか、判断が難しいからです。

それでも、会議に参加しているけれど一度も発言せずに終わる人もいるようで、「会議の意味あるの？」と思ってしまうのは、私がフリーランスだからでしょうか…。ただ報告を受けるだけの会議があることは知っていますが、それならわざわざ会議ツールを使うこともないだろうに、と思ってしまいます。発表をビデオで共有して、見たい時に見れば…。

発言しないと、オンライン会議特有の「声のタイムラグ」（インタビューの所で詳しく説明します）にいつまで経っても慣れません。タイミングがつかめないと相手の発言を遮ってしまうことも多いので、参加者全員に早く体験してもらいたいところです。

ゲストとして参加した場合はなるべく積極的に発言して、早くオンライン会議に慣れるようにしましょう。発言したい時はカメラに向かって手を挙げて意思表示をしたり、ツールの挙手ボタンを活用したりして、他の参加者の発言を消してしまわないような心遣いも必要です。

・情報共有の機能を活用し、より有益なオンライン会議に

グループワークツールはもちろん、オンライン会議ツールでも、会議開催中にファイル共有機能などを使って、みんな同じWord、Excel、PDFファイルを見ながら会議を進めることができます。本来ならば事前に配布し、参加者が確認しておくべきものですが、その場で一緒のものを見ながら議論を進めたいという要望は多いように感じられます。

共有の方法はツールによって違いますし、会議のホストだけがファイルをアップできる権限が与えられている設定もありますので、事前に仲間内でオンライン会議の練習をすることをお勧めします。

ブラウザを通して動画を共有することもできますが、ツールによっては動きが遅くなることもあり、今後の改善を望みたいところです。5Gが普及すれば（予定よりさらに遅れるでしょうけれども…）、もっとスマートにオンライン会議ができるかもしれませんね。そこで初めて、リモートワークの時代が本格化するのだと思います。

・画像オフはあり？ なし？

オンライン会議のツールでは、参加者がカメラや画像をオフにして、他の参加者から顔が見えない、音が聞こえない状態にすることができます。

咳払いや部屋の物音、マイクが擦れる音が伝わってしまい、他の人同士の会話を遮らないようにするため、マイクオフはよく使います。飲み物を口にする時も、予期せぬ音が拾われてしまうことがあるので、オフにしてから飲むように注意しています。

一方で、画像をオフにすることはありません。自分が会議に参加している、相手の話を聞いているということを示すために、常に自分の姿は映し出されるようにしています。

でも、たまに画像をオフにしたままミーティングに参加する人がいます。会社の定例ミーティングのような大人数の会議に参加したことがないのでわかりませんが、積極的に自身が発言しないような場では、画像を映さなくてもよいと考えているのでしょうか…。

いろんな立場や思いはあると思いますが、画像をオフにされたままで会話をするのは、あまり気持ちのよいものではありません。相手から顔を見られているのに、こちらは表情を読み取れないのです。何か、嫌ですよね…。




今回から「初めてのオンライン取材・会議」は実践編に入りました。なおこのブログでは、個別のツールの細かい説明にまでは触れていなくて、あくまでも個人の経験を元に書き記しています。でも他のサイトには書かれていないような、経験者ならではのノウハウや考え方が隠されているのではないかと思います。

細かくしっかり書いて欲しい、という要望がありましたら、仕事の案件としてご連絡いただければ嬉しいです(・∀・)

【INDEX】

Part 01（準備編）パソコンのカメラはどこにある？
Part 02（準備編）パソコンのマイクはどこにある？
Part 03（準備編）オンライン会議のツールを試してみる。
Part 04（準備編）実は大切なカメラの位置と画角。
Part 05（実践編）オンライン会議の進め方。
Part 06（実践編）オンライン取材・インタビューの進め方。
Part 07（実践編）オンライン取材・インタビューの録音方法。
Part 08（実践編）オンライン取材・インタビューのテクニック。
Part 09（まとめ）これからはオンライン取材・会議が主流に？
Part 10（おまけ）オンライン飲み会